Настройка IP-телефонии в офисе — пошаговая инструкция

Настройка IP-телефонии в офисе

Несмотря на развитие чат-ботов, активное внедрение в интернет-магазинах и на других сайтах специальных форм связи, позволяющих клиенту без взаимодействия с оператором сделать заказ, получить ответы на различные вопросы, большинство заказчиков предпочитает разговоры с “живыми” консультантами.

Чтобы не допустить ухода потенциальных клиентов к конкурентам, не терять доход, укреплять репутацию, организации следует задуматься о внедрении IP-телефонии в офисе. Эффективное использование данной системы, конечно, окажется возможным только при условии ее грамотной настройки. Как это сделать?

Понятие

IP-телефония – технология, позволяющая совершать голосовые вызовы по интернет-протоколам. В ее основу положен принцип двустороннего преобразования: аналоговый голосовой сигнал трансформируется в цифру, а на устройстве принимающего абонента – наоборот.

Данный способ связи снимает географические ограничения. Привязка к стационарному аппарату не предполагается, воспользоваться телефонией можно из любой точки, достаточно смартфона, подключенного к интернету, со специальной программой. Конечно, построение системы возможно и на базе других аппаратных компонентов, как специализированных IP-телефонов, так и универсальных, компьютеров, ноутбуков. Все эти моменты необходимо учитывать при настройке.

Преимущества

Ценность интернет-телефонии для офиса, коммерческой структуры или другого предприятия, деятельность которого направлена на извлечение прибыли, обусловлена ее следующими достоинствами:

Минимальная стоимость звонков. В большинстве случаев, они бесплатны, в некоторых – на порядки ниже, чем при использовании стандартных телефонных линий.
Мобильность. Сотрудники могут пользоваться телефонией не только непосредственно на рабочем месте, в офисе, но и на выезде. Главное условие – стабильный интернет-доступ. Мобильность – качество, многократно упрощающее переезд организации. Не придется заново формировать клиентскую базу, нести значительные финансовые убытки, уведомлять постоянных заказчиков и партнеров о смене номеров, так как они остаются прежними.
Расширенные возможности. Интернет-телефония поддерживает множество функций, полезных для бизнеса. Например, при отсутствии свободных операторов звонящий будет переведен на голосового ассистента. Также доступно автоматическое добавление данных о новом клиенте в CRM, вывод информации о звонящем, чтобы оператор сразу знал, с кем имеет дело, без лишних слов и объяснений понимал потребности, статус собеседника.

Схемы IP-телефонии

Специфика настройки интернет-телефонии определяется ее схемой, структурными особенностями. Доступно несколько вариантов, что позволяет выбрать решение, на 100% соответствующее масштабам коммерческого предприятия, спецификой его деятельности, оказываемыми услугами, клиентской базой. Каждую из схем необходимо рассмотреть более подробно.

Компьютер-компьютер

В данном случае связь устанавливается между ПК, двумя или ноутбуками. Сделать это можно при условии стабильного сетевого доступа, подключенной к компьютеру гарнитуры, а также установленной программы, софтфона, позволяющей совершать и принимать голосовые вызовы, видеозвонки, отправлять мультимедийные файлы.

Именно программное обеспечение выполняет основные задачи, осуществляет обработку и передачу информации. При необходимости с компьютера можно связаться и с другими абонентскими устройствами, например, смартфонами.

Компьютер-телефон

Одна из наиболее распространенных схем. Неудивительно, ведь большинство клиентов предпочитает связываться с операторами при помощи смартфонов. Алгоритм связи выглядит следующим образом:

Поступление звонка с ПК на SIP-сервер организации, предоставляющей услуги IP-телефонии.
Перенаправление вызова сети телефонного оператора.
Маршрутизация вызова, перевод абоненту, обслуживаемому оператором, принявшим звонок, либо другой организации, местной, региональной или зарубежной – в зависимости от номера.

В том случае, если звонок инициирован со смартфона, имеет место обратный алгоритм.

Телефон-телефон

Офисные операторы пользуются IP- и стандартными телефонами, подключенными к шлюзам, что позволяет совершать звонки как на мобильные, так и на стационарные городские номера. Оптимальный вариант использования такой системы – задействование виртуальной телефонии, позволяющей с минимальной тарификацией звонить не только в соседние города, регионы, но и страны. Качество связи при этом находится на максимально высоком уровне, отсутствуют задержки и другие проблемы.

АТС: офисная или виртуальная?

Специфика настройки IP-телефонии определяется особенностями АТС. Стандартный вариант – офисные станции, представленные в аналоговых, цифровых и комбинированных модификациях, а также сервер, задачи которого возложены на компьютер или ноутбук.

Принцип работы АТС зависит от ее характеристик. Например, в цифровых моделях происходит предварительная трансформация аналогового сигнала в цифровой, в гибридных – таковая не требуется, что обеспечивает универсальность, простоту коммутации с любыми телефонными аппаратами, аналоговыми и системными.

Основные моменты, которые нужно принимать во внимание при настройке офисной АТС, выглядят следующим образом:

Наличие свободных FXO-портов для подключения. После коммутации нужно указать необходимые маршрутизации для корректного распределения вызовов.
Установка подходящего программного обеспечения. Небольшим офисам хватит бесплатных программ, но крупным организациям – лучше обратить внимание на платные редакции с расширенным функционалом, поддержкой многоканальных номеров, возможностью подключения переадресации.
Грамотное присвоение номеров. Это необходимо для точности и оперативности переадресации.

Виртуальная АТС

Виртуальная АТС – более удобный вариант для подключения IP-телефонии в офисе. Компании не придется тратиться на оборудование, тратить время, серверы предоставляются и обслуживаются провайдерами. Единственное, что потребуется – телефоны, которые могут быть как софтфонами, установленными на ПК программами, так и специализированными IP-устройствами.

Схема предполагает, что все звонки поступают на облачный сервер, который и распределяет их по абонентским устройствам. Тонкости настройки определяются возможностями, предоставляемыми провайдером. Например, при поддержке виртуальной АТС API-интерфейса, возможна синхронизация с CRM и другими приложениями, системами, необходимыми организации. Помимо многофункциональности, необходимо отметить следующие преимуществ виртуальных АТС:

Поддержка многоканальных, федеральных и других номеров, запоминающихся, повышающих степень клиентского доверия.
Разнообразие тарифных планов, предлагаемых провайдерами, что позволяет каждой компании выбрать вариант, сбалансированный по цене и набору услуг.
Простота обслуживания. Настройка, как и прочие сервисные операции – зона ответственности провайдера, так что в штате организации не придется держать высокооплачиваемых администраторов и других специалистов, нагружающих зарплатную ведомость.

Алгоритм внедрения и настройки

При подключении интернет-телефонии в коммерческой организации, офисе, нужно придерживаться следующего алгоритма:

Подключение интернета, заключение договора на услуги связи. При этом скорость доступа должна соответствовать фактическим потребностям, масштабу деятельности предприятия. Небольшой компании хватит достаточно скромного тарифного плана, крупной – рекомендуется выделенная оптоволоконная линия.
Установка офисной АТС или заключение договора с компанией, предоставляющей услуги виртуальной телефонной станции. Второй вариант является более предпочтительным, главное – правильно выбрать провайдера, руководствуясь его репутацией, статусом, а также тарифный план – учитывая доступный бюджет, планируемые расходы, количество операторов, использующих IP-телефонию.
Подбор и покупка оборудования. Комплект определяется форматом АТС. При использовании офисной системы придется серьезно потратиться на аппаратную часть, виртуальной – можно ограничиться софтфонами, что значительно снижает расходы.
Окончательная настройка, подключение дополнительных функций, необходимых для эффективной работы организации. Вариантов в данном случае множество: синхронизация с CRM, задействование голосовых ассистентов, автоматизация записи звонков или даже внедрение систем искусственного интеллекта, которые будут анализировать звонки, определять квалификацию операторов, обнаруживать ошибки. Нейросети развиваются активными темпами, так что год от года им можно поручать все больше задач, освобождать операторов от необходимости выполнения рутинных действий, использовать их компетенции более эффективно.

Подведение итогов

Преимущества IP-телефонии в офисе очевидны для любой организации, вне зависимости от масштаба деятельности, будь то небольшая коммерческая фирма или крупное предприятие, клиентская база которого измеряется десятками тысяч человек. Протокол SIP поможет использовать данную технологию не только для голосовых вызовов, но и для передачи мультимедийных файлов, фотографий, изображений, видео.

Сравнение формата с классической аналоговой телефонией показывает следующие его преимущества:

Минимальная стоимость звонков;
Отсутствие привязки к конкретному стационарному оборудованию;
Легкая настройка и установка;
Разнообразие возможностей, обилие вспомогательных функций.

Наиболее рациональный вариант для внедрения интернет-телефонии – облачная, виртуальная АТС. Такой подход упрощает настройку и обслуживание, экономит ресурсы предприятия, при этом исключает любые проблемы, связанные с функционалом, надежностью, качеством связи.